¿Qué es y para qué sirve SharePoint?

19 Feb, 2022   |   de Asler Cedeño   |   Desarrollo web

SharePoint es una aplicación de Microsoft 365 de pago que permite a las empresas aumentar su valor mediante muchas funciones colaborativas. A pesar de que en el pasado era una plataforma de gestión de contenido, hoy ha logrado consolidar su posición como una solución empresarial. Aporta muchas ventajas que permiten a los usuarios mejorar su rendimiento y facilitar sus operaciones. Por lo tanto, conoce para qué sirve SharePoint y cuáles son sus características principales.

¿Qué es SharePoint?

Con Sharepoint puedes mejor los procesos internos de tu empresa y las habilidades comunicativas de tus trabajadores para aumentar la eficiencia de todo el entorno laboral.

SharePoint es una herramienta que permite aumentar la productividad en las empresas para toda la cartera de opciones que Microsoft 365. Ayuda a las personas a establecer una mejor comunicación y cooperar de una manera nunca antes vista. Tan solo con hacer pocos clics, tu equipo puede editar, elaborar y personalizar contenido.

Mejora la eficiencia de tu personal ya que puede crear páginas webs propias de su departamento correspondiente. Lo que resulta en un incremento en la productividad debido a un mejor flujo de trabajo que acelera los procesos internos. Además, puedes usar SharePoint como un portal corporativo para comunicación y noticias, o si lo deseas como un almacén de datos complementario.

SharePoint da un impulso a la productividad y permite ejecutar procesos de negocio con un mejor costo-beneficio. Es muy efectivo debido a su capacidad de cómputo y lo flexible que es para crear formularios, listas, biblioteca de datos y más. Esta herramienta dispone de planes de pago que van desde los 4,20 euros al mes por 1 Terabite de almacenamiento destinado para pequeñas y medianas empresas. Hasta 19,70 euros al mes por almacenamiento ilimitado en la nube con servicios avanzados para grandes compañías.

Ventajas de SharePoint

Aunque en versiones anteriores solamente era utilizado para generar contenido para un sitio web, hoy en día es una solución integral para el trabajo. Es una herramienta que aporta muchas funciones destinadas al usuario final como técnicos de sistemas o administradores. También, entre sus múltiples ventajas que ofrece te permite aumentar el valor de otras herramientas compatibles como lo son Office 365:

Apoya las transformaciones de la tecnología informática (TI)

Todas las empresas y organizaciones quieren equilibrar sus finanzas, agregando planes de ahorro y puntos de optimización. Pero, mantener el presupuesto no solo es dejar de invertir en recursos para las empresas. SharePoint es una herramienta con la que puedes liderar procesos de transformación digital que te permiten reducir en costos de TI. Estos pueden ser en mantenimiento, actualizaciones y rendimiento de software y hardware, o seguridad.

Permite hacer un respaldo seguro de tu información

Cuando te conectas de SharePoint puedes respaldar de manera segura la información de tus equipos. De igual manera, puedes encontrarla fácilmente ingresando desde cualquier dispositivo móvil o equipo de escritorio. También, te ayuda a simplificar el flujo de documentos y automatizar las tareas más sencillas.

Favorece la innovación

El intercambio de información mediante distintas plataformas fortalece al trabajador y favorece la retroalimentación de tu equipo. SharePoint es una herramienta que colabora con la solución de problemas a través de la participación grupal. Además, te ofrece la opción de crear nuevos sitios para agregar recursos, información esencial, enlaces y resguardar documentos.

En SharePoint no tienes que preocuparte por la pérdida de tiempo revisando historiales, compartiendo información o enviando recursos varias veces. Ya que puedes hacer seguimiento en tiempo real y tener mayor compromiso para lograr tus objetivos empresariales.

Potencia otras herramientas de colaboración

SharePoint es una herramienta compatible con otras soluciones y aplicaciones de Microsoft 365, tal es el caso de Microsoft Teams. Es una de las funcionalidades que Microsoft ha incluido en SharePoint, aquí puedes integrarte de manera directa y establecer un acceso directo a toda la información. No necesitas abrir un navegador, ingresar a una URL, validar un usuario y escribir una contraseña. Es un paso en los avances corporativos, ya que facilita el acceso a otras funcionalidades y todo el contenido.

Funciones principales de SharePoint

SharePoint es una herramienta con múltiples funciones corporativas que Permiten aumentar el rendimiento de tu empresa gracias a su abanico de soluciones.

SharePoint con el objetivo de potenciar la productividad y eficiencia de las organizaciones mediante un amplio abanico de soluciones. Es una de las plataformas corporativas más robustas en el mercado actual y por ello te muestro un resumen de sus principales funciones:

Creación de sitios

En SharedPoint puedes crear sitios webs de comunicación o de grupo para compartir información interesante para toda la comunidad. Así, puedes personalizar contenido interesante y mantener la garantía del control de acceso, privacidad y compatibilidad con móviles:

  • Sitio de comunicación: Es un portal creado para compartir noticias, difundir información, estados, informes, entre otros, a una amplia audiencia empleado un formato atractivo. En ocasiones puedes generar contenido a un pequeño conjunto de miembros, ya que su público objetivo es mucho mayor.

  • Sitio de grupo: Te proporciona la ubicación exacta en la que un grupo de personas puede llevar a cabo un proyecto en concreto y difundir información desde cualquier dispositivo. Es un grupo cerrado en donde la información sola la pueden conocer los integrantes del portal o personas en específico.

Herramientas colaborativas

Como te hemos mencionado anteriormente, puedes utilizar esta herramienta con múltiples plataformas como Microsoft Teams. Así, los miembros del equipo o personal ajeno a la organización pueden compartir información importante. Esta puede ser documentos, emails como ficheros y, tareas de una forma sencilla y rápida.

Gestión de contenido empresarial (EMC)

Es una solución generada por Microsoft para integrar workflows, o lo que comúnmente es conocido como flujo de trabajos automatizados. Tienes la posibilidad de crear nuevos procesos de revisión y aprobación de documentos empresariales. SharePoint trabaja como un sistema centralizado para que los usuarios compartan su información y administren distintas versiones de documentos.

Además, habilita la gestión de flujos de trabajo de negocios, registros y transporte de metadatos, y lo puedes hacer de manera remota si dispones de Internet. Es igual a una navaja suiza, es todo lo que puedes desear y, necesitar en materia de productividad y colaboración.

Business Intelligence

SharePoint te proporciona una gran interfaz gráfica en la que puedes crear y publicar informes. De igual manera puedes analizar datos empresariales y visualizarlos con la intención de mejorar la toma de decisiones. Es la mejor en materia de combinar datos estructurados y no estructurados provenientes de distintas fuentes. Los usuarios pueden ingresar a la plataforma con cualquier salida de información que exista en distintas aplicaciones.

En SharePoint dispones de distintas herramientas que puedes usar para potenciar el Businnes Intelligence:

  • PowerPivot: con ella los usuarios pueden compilar datos desde distintas fuentes y transformarlas en tablas dinámicas o relevantes para compartirlos la red.

  • PerformancePoint: lo puedes usar para crear paneles y KPI para visualizar cuadros de datos e informes.

  • Servicios de Visio: es útil para cargar y compartir documentos y dibujos de Visio en SharePoint.

Tecnologías de SharePoint más demandadas

SharePoint tiene diferentes versiones con funciones específicas unas más demandadas que otras, informate sobre cada uno de sus características para saber cuál cumple con tus expectativas.

Actualmente, las tecnologías de SharePoint más demandadas en el mercado son:

  • SharePoint Online: es un servicio basado en la nube destinado a empresas de cualquier tamaño y que puedes aprovechar sin tener que instalar un software nuevo.

  • SharePoint Designer: las empresas pueden utilizar esta herramienta para generar soluciones potentes destinadas para los workflow.

  • SharePoint Foundation: es una solución totalmente gratuita que sirve de implementación local y con la que puedes crear distintos sitios que colaboren con páginas webs, calendarios, datos, documentos y listas.

  • SharePoint Server: una empresa puede implementar y administrar de manera independiente un servidor local debido a sus amplias funcionalidades.

  • OneDrive for Business: es un programa de escritorio complementario al paquete de Office 365. Y que te ofrece la función de sincronizar tus documentos desde cualquier OnerDrive for Businees. Además, no necesitas disponer de un hardware que te permita conectarte a Internet para hacerlo.

Una vez que conoces para qué sirve SharePoint puedes comprender que solo es una herramienta de Microsoft 365 que potencia la productividad empresarial. Es altamente valorada porque puede rentabilizar el flujo de procesos interno de una compañía. De acuerdo con Microsoft, más del 70% de las empresas utilizan Sharepoint y ha vendido más de 36 millones de licencias en el mundo en solo 5 años. Entonces, comienza a trabajar con esta plataforma que permite elevar el rendimiento de cualquier empresa sin importar su tamaño.

Asler Cedeño

Redactor e investigador con 3 años de experiencia. Actualmente trabajo como ingeniero químico, y como redactor de contenidos en Bloguero Pro.

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