Cómo gestionar un equipo de trabajo de forma remota

El trabajo online ha formado parte de la realidad laborar mundial desde hace algún tiempo y por ello es necesario saber cómo gestionar un equipo de trabajo de forma remota con éxito. Ello se debe a la seriedad de este tipo de trabajos, tanto como lo representa la modalidad presencial tradicional. Es por esto que se necesita organizar de manera correcta a quienes trabajan bajo esta modalidad, de forma que los resultados en el negocio sean efectivos.

Existen muchas soluciones tecnológicas y plataformas que colaboran con el desarrollo de un proyecto de manera remota, sin perder el control del equipo de trabajo. Además, también debes tener presente algunas claves para gestionar estas labores de forma efectiva sin que tengas que estar presente en un sitio físico. Por ejemplo,esto te sirve si quieres contratar escritores online para crear contenido y subirlo a tu blog.

Claves para gestionar un equipo de trabajo de forma remota

Las principales claves para gestionar un equipo de trabajo remotamente con éxito son las siguientes:

1.- Establece las normas a seguir

Debes establecer las normas a seguir de manera que tu equipo de trabajo se desempeñe de manera efectiva remotamente y para generar confianza entre los colaboradores. Para ello,indica los horarios de consulta para aclarar dudas así como los canales de comunicación, explica las plataformas que se van a utilizar para llevar a cabo la labor remota. Además, tienes que detallar los aspectos que involucran la labor, por ejemplo si quieres contratar a un escritor freelance, este debe saber que CMS se va a usar, estilo de escritura, cronograma de publicación, etc.

Asimismo, debes establecer las reglas a nivel legal, es decir, lo que ocurre si no se hace la labor en el tiempo estimado, ocurren contratiempos o se hace labor en horario extra. En este sentido, puedes redactar los términos de un contrato en formato .doc, pdf u otros y enviarlo vía correo electrónico a cada empleado remoto para dejar claro las normas a seguir.

2.- Implementa un cronograma de trabajo

Debes gerenciar el equipo remoto de manera que obtengas resultados adecuados desde el corto plazo. Para ello tienes que implementar un cronograma de trabajo que tenga horarios flexibles, pero que a la vez le permitan a tus colaboradores mantener la consistencia para alcanzar los objetivos en común. Con esto último me refiero a las expectativas para alcanzar la meta planteada y que todo el equipo quede satisfecho con los beneficios derivados de ello.

Por otro lado, si creas objetivos para que se cumplan en determinado tiempo (a la semana, al mes, etc.) permite que el equipo de trabajo esté en sintonía y no evadan sus responsabilidades. Ya que trabaja de manera remota puede inducir deseos de alargar los plazos para trabajar en el proyecto para el que los colaboradores fueron contratados.

Existen plataformas que te permiten crear un cronograma de trabajo de manera sencilla y por Internet, de modo que todo el equipo tenga acceso de manera remota. Por ejemplo usa Google Drive, Microsoft Project, Diagrama de Gantt online, Tom´sPlanner, entre otros.

3.- Sé constante y claro en la comunicación

La claridad y constancia es clave en los trabajos remotos, por ello debes comunicarte cada cierto con tu equipo de trabajo para mantener el orden. Además debes asegurarte de recibir información actualiza relacionada con el proyecto de cada colaborador. De esta manera sabes si tus empleados cumplen con su trabajo, conoces sus plazos y retrasos (de existir alguno) y estas más claro con cada fase del proyecto.

Asimismo, debes aprovechar las plataformas de comunicación establecidas en el punto 1 de este post, para enviar mensajes de comprensión, valoración, felicitaciones y motivación. Al hacerlo, logras armonía en el equipo de trabajo aunque no estén físicamente unos con otros.

También debes usar las plataformas de comunicación para establecer contacto con tu equipo de trabajo y estar al tanto de cualquier inconveniente que ocurra. Por ejemplo, usa las mismas herramientas de gestión de trabajo que sean compatibles con chats online o emplea el correo electrónico, chats en línea, entre otros.

4.-Selecciona las herramientas de gestión adecuadas

Es importante que selecciones las herramientas a utilizar para gestionar el proyecto de forma remota. Entre estas encuentras plataformas de sincrónicas y asincrónicas, las cuales en algunos casos también te permiten comunicarte con tu equipo de trabajo remoto. En el caso de las primeras, te comunicas con los colaboradores en tiempo real y como ejemplo de las anteriores te detallo las siguientes:

• Skype.
• Whatsapp.
• Slack.
• RingCentral Office.
• GoToMeeting.
• Cisco WebEx.
• Discord.

Por otro lado, las plataformas asincrónicas son aquellas en las que la comunicación no se efectúa en tiempo real. Entre estas te detallo las siguientes:

• Correo electrónico (Hotmail, Gmail, etc.).
• Google drive.
• Dropbox.

Independientemente de si te comunicas en tiempo real o no con tu equipo remoto, lo importante es que estas herramientas te permiten gestionar tu proyecto de manera online. Ya que obtienes la información más actualizada sobre cada colaborador, lo cual te permite tomar decisiones a tiempo para el beneficio de todos.

También cuentas con los llamados gestores de proyectos, que te facilitan la coordinación del trabajo en equipo. Entre estos se encuentran:

• Trello.
• Asana.

El éxito de gestionar un equipo de trabajo online depende de las herramientas que se usen para mantener la comunicación. Pero además, establece las reglas principales que cada miembro del equipo debe seguir para no aplazar los tiempos de entrega, evitar inconvenientes, aclarar dudas y alcanzar los objetivos. Lo importante es organizar al equipo de trabajo para que sea efectivo y puedas seguir sus pasos sin que todos tengan que estar presentes en un lugar físico.

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